VĂN PHÒNG

MỘT SỐ KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐỐI NGOẠI

Giao tiếp đối ngoại có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác đối ngoại. Giao tiếp đối ngoại đòi hỏi chúng ta phải vận dụng tổng hợp những nguyên tắc và quy định của luật pháp quốc tế, phù hợp luật pháp quốc gia của nước hữu quan, đồng thời phù hợp truyền thống và tập quán lịch thiệp quốc tế, cũng như đặc điểm văn hóa, tôn giáo của các dân tộc. Muốn giao tiếp đối ngoại đạt hiệu quả, mỗi chúng ta đều cần trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết, như kỹ năng chào hỏi, bắt tay, ôm hôn ngoại giao, lựa chọn trang phục, sử dụng danh thiếp, giao tiếp với khách nước ngoài… Sau đây là một vài kỹ năng cơ bản trong giao tiếp đối ngoại:

I. CHÀO HỎI, TRANG PHỤC, QUÀ TẶNG

1. Chào hỏi

Chào hỏi là một thủ tục xã giao không thể thiếu trong giao tiếp đối ngoại. Tùy thuộc vào văn hóa, truyền thống, tập quán, mỗi dân tộc, quốc gia có cách chào hỏi khác nhau. Tuy nhiên cần lưu ý một số điểm sau:

- Khi chào cần tỏ thái độ đúng mực, thân thiện và tôn trọng nhau.

- Người ít tuổi chào người cao tuổi trước; người có địa vị thấp chào người có địa vị cao trước. Nếu giữa những người cùng độ tuổi, địa vị xã hội tương đương thì nam chào nữ trước.

- Người từ ngoài phòng vào chào người trong phòng. Người mới đến chào người đến trước.

- Khi đang ngồi, chào khachshay đáp lại lời chào cần đứng dậy. Người được chào cần chào đáp lại.

- Mắt nhìn hướng vào người mình chào, thân mật, đầu hơi nghiêng về phía người đó nhưng không cúi gập người một cách khúm núm.

- Chào hỏi, nói chuyện cần tránh những cử chỉ và tư thế bất nhã như ngọ nguậy người, ngoáy tai, cắn móng tay…

2. Bắt tay

Bắt tay là một cử chỉ không lời đơn giản nhưng ẩn chứa nhiều điều và là thông điệp chuyển tải thông tin ngay từ đầu. Với quy tắc lịch sự xã giao trong giao tiếp quốc tế, khi bắt tay cần lưu ý một số điểm sau:

          -  Chìa tay phải và nhìn thẳng vào mặt nhau. Không nên giơ tay trái ra bắt, đặc biệt với người Ả rập, Ấn Độ. Khi bắt tay thì tay kia không nên đút túi; không đeo găng tay, đội mũ hoặc đeo kính đen - chỉ phụ nữ khi giao tiếp ngoài xã hội được phép đeo găng tay khi bắt tay.

          - Cần nắm cả bàn tay của khách (không nên nắm quá chặt làm đau tay khách).

          - Không kéo tay khách về phía mình hoặc đẩy về phía họ, hoặc gạt lên trên xuống dưới, sang trái hoặc sang phải.

- Chủ nhà giơ tay trước để bắt tay tất cả khách. Người đứng sau chủ động giơ tay trước để bắt tay khách. Cấp trên, người lớn tuổi chủ động giơ tay trước.

          - Không nên từ chối cái bắt tay của khách, nếu tay ướt, bẩn thì cũng nên giải thích một cách lịch sự.

3. Trang phục

Trang phục của người tiếp khách phải phù hợp với tính chất của cuộc đón tiếp. Các hoạt động mang tính chất lễ tân chính thức, nữ nên mặc áo dài. Các hoạt động không chính thức có thể mặc tự do hơn, miễn là lịch sự và phù hợp với hoàn cảnh mỗi hoạt động. Hài hòa về màu sắc giữa bộ quần áo, đôi giày dép, túi cầm tay và đồ trang sức.

4. Quà tặng

Nếu trong chương trình đối ngoại có nội dung tặng quà, quà tặng nên nhẹ nhàng, mang tính kỷ niệm, độc đáo của dân tộc, địa phương hay đơn vị mình. Gói quà đảm bảo đẹp, lịch sự, khách dễ mở ra tại chỗ nếu muốn. Tặng phẩm cho khách chính nên tặng trong cuộc đón tiếp chính thức. Tặng phẩm cho thành viên đoàn có thể đem đến tận phòng ở của khách.

II. NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT KHI GIAO TIẾP VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI

          Người khách nước ngoài nào khi tiếp xúc với ta lần đầu, cũng để ý đến thái độ của chúng ta. Nếu gây được cảm tình tốt ngay từ buổi đầu thì sẽ dễ dàng cho việc tiếp xúc sau này. Trái lại, nếu để khách cảm thấy ta lạnh nhạt, quá dè dặt, kiểu cách sẽ không có lợi cho mối quan hệ giữa ta và khách, đồng thời cũng gây một ấn tượng không đẹp ngay từ buổi đầu, làm cho khách khó chịu. Vì vậy, khi giao tiếp với người nước ngoài cần lưu ý một số điều sau:

- Thái độ của chúng ta khi tiếp xúc với người nước ngoài cần chân thành, tự nhiên, không khách khí, nhưng cũng nên tránh tùy tiện, xuề xòa để khách có thể hiểu lầm là ta coi thường họ.

- Cần khiêm tốn, nhưng cũng nên tránh xu hướng khiêm tốn giả tạo, tránh tự ti, trái lại cần tránh thái độ không tốt là tự kiêu dân tộc, khoe khoang thành tích của dân tộc mình. Đối với những người ở nước nhỏ, cần chú ý: không nên làm gì, nói gì, thái độ gì để khách cảm thấy là ta không coi trọng nước nhỏ.

- Không bao giờ phê phán, chỉ trích chế độ chính trị xã hội, luật lệ, phong tục, tập quán, tôn giáo của khách nhất là tuyệt đối không nhận xét, chỉ trích những người lãnh đạo nước họ. Cần tôn trọng những điều thiêng liêng của khách (quốc huy, quốc kỳ). Chúng ta cần nhận thức rằng nước nào cũng có những luật lệ, phong tục tập quán hay, bên cạnh một số phong tục tập quán dở. Thái độ của người giao thiệp khôn khéo là chỉ nói những điều hay, chỉ biểu dương những ưu điểm có thật của họ và tránh không nói đến những điều dở.

- Trong tiếp xúc với khách không nên đưa ra những vấn đề chính trị, thời sự gay cấn và nên tránh tranh luận gay gắt. Nếu như khách chủ động nêu ra những vấn đề gay cấn thì ra cũng nên tìm cách lái sang những chuyện khác.

- Trong lúc vui chuyện với khách nên cân nhắc kỹ không nên làm lộ những điều bí mật. Song cũng cần tránh thái dộ quá dè dặt làm cho khách không dám chuyện trò cởi mở.

- Cần giữ lời hứa, do vậy cần cân nhắc kỹ những đề xuất của khách. Trường hợp đã hứa, nhưng vì lý do nào đó mà không đáp ứng được thì cần nói lại cho khách biết để thông cảm, ta không nên lờ đi mà không nói lại lý do không làm được.

- Cần giữ đúng cương vị, xã hội nào cũng có trật tự nhất định. Cần phân biệt khi ta đứng cương vị chiêu đãi khách, hoặc tiếp khách đến thăm có khác với khi ta đứng cương vị phụ trách đàm phán, thảo luận công việc. Khi tiếp khách, ta có thể tiếp tất cả mọi người, ở cương vị khác nhau, nhưng khi thảo luận công việc, đàm phán thì cần giữ đúng cương vị tương đương hoặc cao hơn một chút so với khách. Trong những cuộc gặp gỡ chiêu đãi, thường thường người cấp thấp không nên chủ động tìm gặp làm quen với những người cấp cao hơn mình.

- Cần biết tên và chức vụ của khách để tiện xưng hô. Gặp lại khách lần thứ hai thì cần biết tên và chức vụ hoặc nghề nghiệp của khách. Người khách nào cũng vậy đứng về mặt tâm lý cũng sẽ có cảm tình khi ta gọi đúng tên của họ.

- Nếu mời cơm cần nghiên cứu kỹ thực đơn sao cho phù hợp với khẩu vị của khách. Tránh làm những món ăn mà khách kiêng kỵ không ăn vì lý do tôn giáo, sức khỏe.

- Cần tôn trọng tập quán sinh hoạt của khách. Quan hệ nam, nữ giữa người Châu Âu họ rất tự nhiên khác với người Châu Á (hôn tay, hôn trán, hôn má…).

- Người Châu Âu ở những nước công nghiệp phát triển thường có thói quen giữ đúng giờ giấc. Ta cũng nên học tập thói quen làm việc đúng giờ, họp hành chiêu đãi đúng giờ. Hẹn đến đúng giờ hẹn, nếu vì lý do đột xuất đến chậm cần điện thoại xin lỗi vì chậm trễ.

- Trước khi vào nhà cần phải gõ cửa, đợi người ở trong phòng trả lời cho phép mới mở cửa vào, khi vào hay ra khỏi phòng nhớ đóng cửa lại.

- Xin lỗi, cảm ơn là những từ luôn luôn ở cửa miệng, khi làm điều gì phiền toái đến người khác cần xin lỗi, người ta giúp một việc nhỏ cũng cần phải cảm ơn.

- Ở những nơi công cộng đông người không nên nói to. Nếu nghiện thuốc nên tìm nơi cho phép hãy hút thuốc. Nếu ngồi cạnh phụ nữ, muốn hút thuốc cần hỏi ý kiến trước khi hút./.